Description

Intitulé du poste ADMINISTRATEUR BASE Pays & base d’affectation MALI, BANDIAGARA Rattachement hiérarchique COORDINATEUR TERRAIN (CT) Rattachement technique COORDINATEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER (CAF) Création/Remplacement REMPLACEMENT Date d’arrivée souhaitée 24/04/2023 Durée du contrat 6 mois avec possibilité de renouvellement Salaire fixé selon la grille PUI Selon le profil Description du poste Objectif global Sous la responsabilité du Coordinateur Terrain et dans le respect du cadre défini par le/la Coordinateur/trice Administratif et Financier et en collaboration avec le reste de l'équipe PUI, il est responsable du bon fonctionnement de la base de Sévaré, Bankass et de Bandiagara sur les plans administratifs, financiers et RH. Il/Elle est responsable de gérer l’administration du personnel (contrats, dossiers du personnel, présence, paie), de contrôler l’adéquation des engagements de dépenses avec les procédures de l’association, de suivre les moyens financiers engagés sur le projet (suivi des dépenses, comptabilité, suivis et révisés budgétaire, suivi des tableaux d’allocation par bailleurs de fonds) ainsi que de mettre en place les outils de gestion financière et RH. Il/Elle assure un support juridique et administratif aux Assistants Administrateurs concernant toute question liée aux impôts, taxes et autres aspects juridiques et légaux et leur vient en appui pour toutes les questions comptables. 1. COMPTABILITE 2. GESTION DE LA TRESORERIE 3. GESTION GENERALE DES MOYENS 4. GESTION BUDGETAIRE 5. GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL 6. GESTION QUALITATIVE DU PERSONNEL 7. REPORTING / REPRESENTATION / DIVERS Principales Tâches De façon spécifique le Responsable Administrateur Terrain assure les principales responsabilités et tâches suivantes : 1. COMPTABILITE Objectif : Le Responsable Administrateur Terrain est le garant de l’application des règles de sécurité de l’argent, du respect des procédures et de la lisibilité des dépenses sur sa mission.  Mise en oeuvre des procédures : sécurité de l’argent (gestion de la caisse, des transferts, des avances), engagement des dépenses (procédures d’achats, validation et organisation des paiements, suivi des paiements réguliers)  Mise en oeuvre du guide d’imputation pays (codes comptables, projets, axes analytiques et codes bailleurs)  Gestion quotidienne de la caisse, du coffre et de la banque, tenue quotidienne des cahiers correspondants, réalisation d’un inventaire physique hebdomadaire.  Tenue quotidienne du cahier suivi des avances et contrôle du fichier excel des dépenses Page 2 / 4 détaillées.  Réceptionne les factures et reçus, s’assure qu’ils sont cohérents et conformes, qu’ils sont validés par le responsable des achats et en accord avec la procédure d’achats en vigueur,  Enregistrement comptable (en propre ou délégué à un assistant administrateur), classement des pièces comptables, et réalisation de la clôture terrain mensuelle, envoi en capitale.  Réceptionne la comptabilité corrigée par la coordination, analyse des écarts, actions correctives. 2. GESTION DE LA TRESORERIE Objectif : Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire au bon déroulement des opérations du projet.  Suivi des soldes de banque, de coffre et de caisse.  Connaissance du circuit d’approvisionnement local, analyse des risques  Anticipation des dépenses et validation auprès de la coordination  Effectue la demande de trésorerie mensuelle en collaboration avec l’équipe terrain.  Proposition des soldes minimums nécessaires sur chaque caisse et banque du projet. 3. GESTION GENERALE DES MOYENS Objectif : Mettre en place les éléments nécessaires au suivi de l’utilisation des ressources matérielles.  Gestion adéquate des structures et véhicules (choix, organisation, contrats, intendance, assurance,…),  Participation à l’élaboration du cadre d’approvisionnement pour son terrain,  Récolte et analyse des informations de gestion non budgétaires (activités, consommations, donations, etc.)  En lien avec les coordinateurs, création et analyse d’indicateurs de gestion des ressources.  Tient à jour l’archivage administratif de la mission. 4. GESTION BUDGETAIRE Objectif : Traduire sous forme budgétaire toutes les informations relatives aux moyens.  Récolte, pour chaque activité définie, de toutes les informations nécessaires concernant les activités et les ressources  Participation, sous la responsabilité du Coordinateur Administratif et Financier et du Coordinateur Terrain, à l’établissement du budget et du tableau d’affectation par bailleurs de fonds  Analyse, en lien avec le Coordinateur Terrain, des suivis budgétaires mensuels généraux et spécifiques (axes analytiques), alertes éventuelles, propositions d’actions correctives, et reporting auprès du Coordinateur Administratif et Financier. 5. GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL Objectif : garantir le respect des règles administratives de gestion du personnel national et international, et s’assurer que ces règles sont intégrées et respectées par tous.  Effectue le paiement du per diem du personnel expatrié  Suivi et mise à jour de la paye et des dossiers du personnel  Paiement des charges sociales.  Suivi des congés  Enregistrement et paiement des avances sur salaires  Établissement de la paie et enregistrement des demandes d’acompte (recueil des plannings mensuels de travail auprès des superviseurs et responsables)  Envoi fichiers de paye mensuelle à la coordination  Veille, sous la responsabilité du coordinateur Administratif et Financier à la diffusion des documents de référence RH au personnel national et international et en assure le respect des principes (règlement intérieur, procédure de gestion des abus, politique médicale …)  Renseigne le personnel sur leurs droits et obligations.  Informe les superviseurs/responsables des contrats arrivant à terme 1 mois avant leurs échéances.  Etablit les contrats de travail et les avenants. Page 3 / 4 6. GESTION QUALITATIVE DU PERSONNEL Objectif : Accompagner les responsables d’activités dans la gestion et composition de leurs équipes, garantissant les respects des procédures RH.  Participe aux discussions sur la composition des équipes (prise en compte des problématiques terrain et des directives du coordinateur Finances et RH).  Met à jour mensuellement l’organigramme du projet et envoi en capitale  Aide à la réalisation des descriptions de postes du personnel national,  Bilans individuels : Planifie les bilans du personnel avec les superviseurs et responsables concernés.  Met à disposition des équipes les documents nécessaires pour la réalisation des bilans, forme les superviseurs et responsables à la réalisation des bilans.  Garantit le respect des procédures disciplinaires.  Garantit le respect des procédures de recrutement, participe à l’ensemble du processus de recrutement (annonce, profil de poste, entretien)  Tenue du fichier recrutement. 7. REPORTING / REPRESENTATION / DIVERS  Noue et entretient des relations avec les autorités administratives au niveau local et régional, effectuer une veille sur les delais de reporting et de représentation ;  Suit les réglementations en vigueur ;  Participe aux réunions relatives aux aspects administratifs, représenter PUI sur demande et/ou sur délégation de la CT ;  Elabore le document d’audit comptable des bases couvertes par le poste et le reporting RH;  Joue le role de point focal des audits au niveau des bases couvertes par le poste. PROFIL RECHERCHE Savoir-faire et savoir-être recherchés INDISPENSABLE APPRECIE FORMATION  Administration (Finance, Gestion, Comptabilité etc.)  Ressources Humaines X X EXPERIENCE PROFESSIONNELLE  Expérience dans un poste similaire  Expérience humanitaire  Expérience avec l’Administration malienne X X X CONNAISSANCES & APTITUDES  Maitrise du pack Office (Word, Excel)  Bonne connaissance du Code du Travail Malien X X LANGUES  Français (lu, écrit, parlé)  Bambara X X CARACTERISTIQUES PERSONNELLES  Bonnes capacités en communication, diplomatie et attitude orientée vers la recherche de solution  Curiosité et intérêt pour les activités de l’organisation  Bonne aptitude à gérer les échéances dans des contextes d’intervention d’urgence (résistance au stress)  Honnêteté, intégrité  Capacité d’adaptation, flexibilité Page 4 / 4  Autonomie, sens de l'initiative et de l'anticipation  Ponctualité Cette description de poste reprend les responsabilités principales inhérentes à ce poste. Il pourra cependant être demandé d’effectuer d’autres tâches que celles listées ci-dessus, sans que cela soit considéré comme une modification de contrat. Ainsi, une grande flexibilité est demandée dans cette fonction. Merci de privilégier l’envoi du CV et de la lettre de motivation par email sous la référence suivante « Administrateur Base Bandiagara » à l’adresse suivante : recrutement@premiere-urgence-mli.org au plus tard le 05/04/2023. Les candidatures féminines sont vivement encouragées. NB : - Il est impératif de mentionner dans l’objet de votre courrier électronique la référence du poste. - Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures ne pourront pas être retournés. - Il est porté à la connaissance des candidat(e)s que Première Urgence Internationale ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation. 

Afin de postuler, veuillez cliquer sur le lien suivant : recrutement@premiere-urgence-mli.org